【手紙のマナー】ちゃんと書けてる?手紙を書く時の敬称まとめ

電子メールのやり取りが主流になっている現代では、ハガキや便箋を使って手紙を書く機会は少なくなってしまいました。
しかし、未だに大切な方への手紙などは郵便を使って出されるという方も多いかと思います。

そこで重要になってくるのが、手紙のマナーでしょう。

数あるマナーの中でまず押さえておきたいのは、相手に敬意を表して使う「様」などの敬称です。これはメールでのやり取りでも必要になってくる基本的なものですが、皆さんはきちんと使うことができていますか?

ここでは、そんな手紙やメールで使う敬称についてご紹介します。

 

宛名で使われる敬称

手紙を書くときは、必ず表書きが必要になります。このときに名前の後に敬称を付けますが、どう書いたら良いのか迷ってしまった経験はありませんか?宛名に付ける敬称を誤ると相手に対して失礼になってしまうため、十分に注意しましょう。

 

個人なら「様」

「様」は主に個人名の後に付ける最も一般的な敬称です。個人に対して手紙やメールを出すときには、基本的に宛名に「様」を付けます。また、連名の場合はどちらの名前の後にも「様」を付けるようにしましょう。

頭に役職名が付いて、その後に個人名が続く場合も「様」を付けます。例えば「営業部長の山田一郎」という人に手紙を出す場合は「営業部長 山田一郎 様」となります。

 

逆に個人名が先に来て役職名を後に付ける場合には「様」は不要です。これは役職名が敬称になるためで、この場合は「山田一郎営業部長」となります。

 

役職名しか知らないときは「殿」

手紙を出したいとき、どういった役職の人に送るべきかをわかっていても、その人の個人名は知らない場合があります。この場合には、役職名に「殿」を付けて送るのが一般的です。公的な文書などでも「殿」は用いられますが、それ以外では目上の人には使わない敬称です。

また、会社などでは社内文書で「殿」を使い、社外に出すものには「様」を使うというケースもあります。

 

組織名の場合は「御中」

組織名で送る場合に付ける敬称は「御中」です。その組織にいる人全員宛という意味合いを持っており、「○○株式会社御中」などと使います。

あくまで組織全体に対しての敬称であるため、組織の中にいる個人に送りたい場合は「○○株式会社 山田一郎 様」や「○○株式会社 ご担当者 様」という書き方をしましょう。

 

複数に同一文書を出すときは「各位」

複数の人に同じ文書を出すときには「各位」を使います。一般的には「○○株式会社 株主各位」というような使い方をします。

この場合に注意したいのは、「〜様各位」と書かないことです。「各位」そのものが敬称であるため、そこに様をつけると二重で敬称を使っていることになってしまいます。

 

特に敬意を表したい場合は脇付を

お礼状やお詫びの文章など、特に相手に敬意を表したい場合には「脇付」が使われます。これは一般的な手紙ではあまり見られなくなってしまいましたが、医者同士の紹介状などで現在も使われています。

脇付とは「その人個人に手紙を出したいけれど、自分ごときがその人に手紙を出すなんて恐れ多い」という意味合いで、その人の秘書や付き人に手紙を出すものです。医師同士の紹介状ではよく「御侍史」や「御机下」という脇付が使われています。

 

脇付を書く際は、宛名の左下に書くようにします。脇付には同僚に使う「尊下」、父母に使う「膝下」などがあります。また、組織に使う敬称である「御中」も正確には脇付の一種です。

 

文中で使われる敬称

手紙を書く際は、表書きだけではなく、文章の中身にも気を配ることが必要です。文中で相手を呼ぶ場合や、第三者を呼ぶ場合にも、敬称を使うようにしましょう。

 

二人称の敬称

手紙の中で相手を呼ぶ場合には、二人称の敬称を使います。最も一般的に使われているのは「貴殿」で、目上の人や同等の男性に向かって使う敬称です。

これをさらに丁寧にしたものに「貴台」という敬称があります。「台」とは貴族などの邸宅を指す言葉で「貴殿」よりも、もっとかしこまった場面で使います。

また、親しい目上の男性には「貴兄」という敬称を使うこともあります。同等や目下の男性に対しては「貴下」「貴公」「貴君」という敬称を使います。

 

女性を呼ぶ場合に一般的なのは「貴女」です。自分より年長の女性には「貴姉」、未婚の女性には「貴嬢」とする場合もあります。

 

ビジネスなどでは、相手の役職を敬って「貴職」という敬称を使うこともあるでしょう。ただ、本来この「職」とは「官職」のことを指します。つまりは公務員に対して使う言葉であり、民間企業で使うのは不適切です。「小職」の「職」も官職を指すため、これを自分に使えるのは公務員のみです。

 

三人称の敬称

手紙の中で相手の身内や会社のことを書いたりする場合には、必ず敬称を用いるようにしましょう。

例えば、相手の奥さんのことを指す場合には「奥様」「ご令室」「令夫人」といった敬称を用います。息子の場合には「お子様」「ご令息」「ご子息」といった書き方が適切です。

 

また、会社を指す場合には「御社」「貴社」、住居を指す場合は「尊宅」「貴邸」などといった呼び方があります。

 

せっかく心を込めて書いた手紙でも、マナー違反とされる表現を使ってしまうと、相手に不快感を与えかねません。正しい敬称を用いて、しっかりと相手に敬意を表すようにしてください。

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