【ビジネス文例集】お客様に手紙を出すときの挨拶文まとめ

ビジネスシーンにおいて、手紙を活用したことはありますか?日ごろの感謝の気持ちを込めて、お客様にお手紙を出してはいかがでしょうか。ここでは、手紙の挨拶文を書く際に注意する点と、挨拶文の例をご紹介します。

 

基本の挨拶文

頭語から、時候の挨拶、安否の挨拶、日ごろの感謝の言葉を述べるところまでが、一般的な挨拶文の形です。頭語と結語はセットで使うものですから、文末には頭語に合った正しい結語を置きましょう。「拝啓」「敬具」という頭語・結語が良く使われます。

 

注意すべきこと

「前略」「草々」という頭語・結語があります。前略とは挨拶を省くという意味であり、前略の頭語を用いる場合は前略の後に時候や安否の挨拶などは書かず、いきなり本題に入ります。そのため、読む人に手を抜いているような印象を与えてしまいます。お客様に出すお手紙には、「前略」「草々」は用いないようにしましょう。

また、基本的にセットで用いる頭語・結語ですが、お悔やみ状の場合に頭語は必要ありません。時候・安否の挨拶なども省き、文頭からお悔やみの言葉を述べましょう。お客様にお悔やみ状を出すことはあまりないかもしれませんが、頭語・結語のルールが変わることは頭に入れておくと良いと思います。

 

想いを手紙で伝えよう

ビジネスシーンで比較的書く機会が多いお礼状と、少し特殊なお詫び状の挨拶文の書き方をご紹介します。お手紙を書く際にご活用ください。

 

お礼状

お礼状は、お得意様が久しぶりにお店を訪れてくれたときなど、感謝の気持ちを伝えたいときに送ります。何度かお礼状をお送りしたことのあるお客様であれば、いつも似たような内容にならないような心がけが大切です。時候の挨拶は、自分の身の回りを見渡してみて、その時点での様子を書いてみましょう。

また、ビジネスのようなかしこまった言葉ばかり使うと、逆に気持ちが伝わりにくくなります。お店でお客様と話しているような感覚で言葉を選ぶと良いでしょう。以下に挨拶文の例をあげます。

 

「拝啓 涼やかな秋風が心地よく、日を追うごとに秋の深まりを感じる今日この頃。いかがお過ごしでしょうか。○○様、先日はご来店いただき、誠にありがとうございました。ご多忙の中、遠方からご足労くださいましたことを心から感謝いたします。お客様にお会いできたことを、とても嬉しく思っています。〜敬具」

 

お詫び状

お客様への対応の際に何らかの不手際があり、お詫び状を書く場面もあると思います。お詫び状の場合の挨拶文は、頭語や時候・安否の挨拶といった形式にのっとることよりも、謝罪の意を伝えることを優先しましょう。以下に例をあげます。

 

「拝啓 平素は格別の御愛顧を賜り、心よりお礼申し上げます。このたびは弊社担当者の対応におきまして、お客様へのご無礼がありましたことを、心より謹んでお詫び申し上げます。〜敬具」

「○○様、先日はご来店いただき、誠にありがとうございました。お忙しい中ご足労いただいたにもかかわらず、弊社の不手際で○○様を長らくお待たせすることとなり、誠に申し訳ございませんでした。大変ご迷惑をお掛けいたしましたこと、心より深くお詫び申し上げます。」

 

パソコンが普及している今、お客様へのご挨拶やご案内などもメールで済ますことが増えているのではないかと思います。しかしだからこそ、手紙をもらったときによりいっそう、手書きの温かみや書いた人の気持ちを感じられるのだと思います。ぜひ参考になさってください。

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